1- Penser au circuit du médicament
Avant de ranger, il faut ouvrir les caisses et les cartons. La réception des commandes est généralement faite le matin et en début d’après-midi, les équipes étant plus productives et l’affluence moindre qu’en milieu et fin de journée. Un poste informatique doit être consacré au déballage pour éviter le blocage des autres ordinateurs à cette tâche. L’espace dédié sera suffisamment grand afin de limiter l’encombrement, et surtout exempt de toute autre commande restante.
2- Faire le vide
Le nettoyage de printemps s’applique aussi en pharmacie ! Ranger dans un environnement propre et vide facilite la vision et l’organisation de la réserve des médicaments, alors mieux connue de toute l’équipe. Exit les vieux cartons et présentoirs qui ne servent plus, les piles de documents et papiers prenant la poussière et les stocks d’échantillons périmés ! Les documents utiles à garder peuvent être consignés dans des cartons placés dans un endroit de stockage n’ayant pas de fonction de réserve. Quant aux présentoirs et PLV, reste à savoir s’ils peuvent être recyclés ou utilisés à bon escient.
3- La méthode du rangement
Qui dit rangement harmonieux dit rangement des produits selon leur catégorie : les médicaments génériques, les produits de conseil, les spécialités de phytothérapie, d’aromathérapie, l’homéopathie, la parapharmacie, les produits de nutrition… Plusieurs systèmes de classification au sein de ces catégories sont retrouvés : classement par forme galénique (comprimés, sirops, solutions injectables, sachets, produits à usage externe…) et/ou par ordre alphabétique. Les articles d’orthopédie regroupés dans un même local peuvent être classés selon le type, l’indication et la taille. Penser aussi à un accès facile des articles de maintien à domicile comme les fauteuils, déambulateurs, potence… Quant aux autres tire-lait, chambres d’inhalation, appareils de mesure (tensiomètre, lecteurs de glycémie), nébulisateurs, leur stockage requiert un environnement distinct et propre, où sont entreposés les documents facilitant leur dispensation.
La gestion de stock informatique permet aujourd’hui de définir, pour chaque produit disponible au sein de l’officine, une zone de rangement et de réserve. Pratique pour les nouveaux venus et les stagiaires !
4- Premier périmé, premier servi
Pour assurer la qualité de la dispensation des médicaments et réduire le gaspillage, les médicaments et les produits à date de péremption la plus proche doivent être mis en avant. La durée de conservation du produit doit être suffisante pour permettre son utilisation avant sa péremption. Concernant les médicaments et les produits périmés, ils sont à isoler des autres pour être repris par les laboratoires ou entreposés dans les cartons en vue de leur destruction. Afin de faciliter la gestion des périmés, les dates de péremption peuvent être inscrites sur des cahiers dédiés et/ou sur les fiches produit dans le logiciel. À terme, elles seront systématiquement incluses dans le data matrix des produits.
Garder aussi en tête que certains produits reçus le plus récemment peuvent être périmés bien plus tôt que des produits reçus à une date antérieure. Le contrôle des dates de péremption lors de la réception est donc indispensable.
5- Sécurité et qualité, les clefs de la réussite !
La sécurité se joue aussi dans la réserve ! Penser aux produits liquides devant être placés sur les étagères les plus basses, au rangement des produits de valeur dans des lieux sécurisés et à limiter la chute d’objets placés en hauteur. Les cartons sont disposés de manière à ce que les étiquettes d’identification et les dates de péremption soient toujours visibles, évitant ainsi tout risque de confusion. Les conditions de conservation, à l’abri de la lumière et de l’humidité, sont évidemment à respecter, garantissant l’intégrité du conditionnement et la qualité du produit. Les produits dangereux pouvant être utilisés en pharmacie doivent être entreposés dans un endroit sûr, à distance des appareils électriques et du lieu de stockage principal des médicaments. Enfin, pour assurer la sécurité et la santé du personnel, le stockage à même le sol, y compris les gros volumes, doit être évité pour limiter le risque de chutes ou de mal de dos.
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