C’est parfois dans l’ombre des bureaux d’officine que se créent les outils dont les pharmaciens ont le plus besoin.
L’histoire de la pharmacie Lafayette du Théâtre à Rouen en témoigne : c’est en cherchant une solution à la gestion fastidieuse de ses factures que Cyrille de Laroque va être à l’origine de la création d’une solution de gestion documentaire dédiée aux pharmacies. Cyrille de Laroque est consultant en pharmacie et travaille pour l’officine dirigée par son épouse Véronique Salles de Laroque. « Nous avons de 150 à 180 laboratoires fournisseurs pour une gestion de 300 à 500 factures par mois », précise-t-il. « Cela représentait un travail considérable de scan à destination de l’expert-comptable. »
Une solution « customisée » pour l'officine
La solution, elle se trouve au détour d’une conversation avec Burologic, une société spécialisée entre autres choses dans les solutions d’impression et de gestion documentaire. « Nous avons alors pensé à customiser une solution de gestion documentaire, Zeendoc, pour l'adapter au monde spécifique de la pharmacie. Nous l'avons appelée Zeendoc Pharma », raconte Mathieu Truong, Directeur commercial de la société. Une « customisation » qui n’est pas si simple, tant les particularités de la facturation en pharmacie peuvent être complexes, un nombre très important de fournisseurs et de références, bien au-dessus de la moyenne des commerces traditionnels, et quatre taux de TVA avec lesquels il faut composer. Résultat, « il n’y a pas une facture qui ressemble à une autre », évoque Mathieu Truong.
Un outil transversal capable d’interpréter les données
C’était il y a cinq ans. Depuis, cette solution de gestion documentaire a évolué en un véritable outil transversal capable d’interpréter les données de la pharmacie. « Je peux aujourd’hui sortir en cinq secondes l’ensemble des factures d’un laboratoire donné », explique Cyrille de Laroque. Il est même devenu un outil de pilotage financier, voire décisionnel puisqu’il permet au pharmacien, entre autres choses, de mieux négocier ses paliers de remises avec les laboratoires. « Souvent les titulaires sont dépendants des données fournies par les laboratoires, et vont rarement les chercher dans leur propre informatique », ajoute Mathieu Truong.
L’évolution récente de Zeendoc Pharma va encore plus loin pour aider les pharmaciens à dématérialiser les factures, comme le demande désormais la réglementation. « Il y a différentes façons de traiter les factures, soit on les numérise, soit on les récupère sur les boîtes mail, soit encore on va sur les espaces dématérialisés des laboratoires », explique encore Mathieu Truong. La dématérialisation progressive des factures va amplifier l’usage des espaces virtuels proposés par les laboratoires et Zeendoc Pharma est capable de gérer ces flux dématérialisés, précise le directeur commercial. Précisons que l’obligation d’envoyer les factures en format électronique est déjà obligatoire depuis le 1er janvier 2020 à destination du secteur public, obligation qui va se généraliser progressivement entre 2024 et 2026.
Les avantages de disposer d’une telle solution sont mesurables en espèces sonnantes et trébuchantes, « nous avons gagné 1,5 point de marge » affirme ainsi Cyrille de Laroque.