Une obligation fiscale
L’article L123 -12 du Code du commerce impose à tous les commerces de contrôler leur stock une fois par an au moyen d’un inventaire : «Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement. Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise. Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire… ».
À noter que par éléments actifs on entend également le mobilier et le matériel (ordinateurs, comptoirs, chaises…) présents dans l’espace de travail.
Ces obligations contribuent à assurer la transparence financière et la bonne gestion des commerces. Si l’officine ne réalise pas d’inventaire, elle s’expose potentiellement à devoir payer une amende de 9 000 euros (article L241- 4 du Code du commerce) et peut aussi voir l’expert-comptable émettre des observations ou exprimer un refus d’attester les comptes de l’entreprise, comme le précise Bertrand Cadillon, en charge du marché de la pharmacie au sein du cabinet d'expertise comptable Fiducial.
L’inventaire de bilan
L’inventaire est un état détaillé et valorisé de l’intégralité des marchandises, matières premières, produits finis et en-cours présents dans les rayons, en réserve, au réfrigérateur, dans les robots… Il établit la liste complète des éléments composant le stock par lieu, référence et quantité (seuls les pharmaciens sont autorisés à dresser la liste des stupéfiants) et permet de déterminer sa valeur brute, estimée entre 8 % et 12 % du chiffre d’affaires, ainsi que sa dépréciation. L’inventaire de bilan est le plus courant puisque pratiqué au moins une fois par an en fin d’exercice. Il est indispensable au titulaire car il permet de calculer précisément la marge commerciale, indicateur incontournable qui renseigne sur le bon fonctionnement de sa politique d’achat et conforte le pilotage de l’officine. En effet, le calcul de la marge s’appuie sur l’évaluation du stock en début d’exercice et en fin d’exercice : le chiffre d’affaires annuel auquel on soustrait les achats plus la variation du stock sur un an révèle le taux de marge de l’officine. Un léger différentiel dans la quantité de marchandises enregistrées en début et en fin d’année a des répercussions en termes de marge, raison pour laquelle le stock doit être suivi scrupuleusement et régulièrement. Il n’est pas rare que les grosses structures réalisent un inventaire à mi-bilan, voire tous les 3 mois, ce qui leur permet de suivre leur gestion au plus près et de réajuster leur politique d’achat si besoin est.
Quelle que soit sa forme, l’inventaire physique doit être documenté pour prouver que l’ensemble des marchandises a été pointé.
Stock informatique versus stock physique
35 % à 40 % des officines ne se fient qu’à leur stock informatique pour établir l’inventaire de bilan. Or, de nombreuses erreurs peuvent se produire dans l’utilisation des logiciels de gestion : remises non enregistrées, défaut de prise en compte du stock fantôme, mise à jour des prix non renseignée… Un pointage physique, seul à avoir une valeur légale d’un point de vue comptable, s’impose donc. Il peut être réalisé dans son intégralité en fin d’année ou être mené tout au long de l’année, rayon par rayon, gamme par gamme, de façon que 1/12e du stock soit pointé chaque mois. Cette méthode dite de l’inventaire tournant est peu pratiquée, les contrôles aléatoires du stock étant plus courants mais non recevables par le contrôleur fiscal s’ils ne sont pas certifiés.
Quelle que soit sa forme, l’inventaire physique doit être documenté pour prouver que l’ensemble des marchandises a été pointé. L’opération peut être confiée à un inventoriste professionnel ou assurée par l’officine elle-même qui devra alors s’équiper de terminaux de saisie pour biper chaque code produit. Cette démarche permettra de confronter la version informatique du stock à sa réalité physique et de valoriser le plus précisément possible les marchandises décomptées - certains types d’inventaire, comme l’inventaire de gestion, n’ont pour seul objectif que la mise jour du stock informatique.
La valeur prise en compte pour chacune des marchandises est celle du coût de revient, c’est-à-dire le prix d’achat net de toute remise. Compte tenu de la diversité des remises à l’officine, les inventoristes agréés par l’Anip appliquent une grille pondérée de remises moyennes et évolutives sur le montant des stocks valorisés suivant les prix HT catalogue qui sont régulièrement mis à jour (base de données Vidal ou Claude Bernard).
Le fait de soustraire au décompte tout ce qui peut être perdu car non valorisable – comme les invendus qui peuvent être repris par les fabricants – est une occasion pour le vendeur de minimiser les pertes et de considérer la réalité de son stock.
L’inventaire de cession
Si l’on veut vendre son officine, il est indispensable de déterminer la valeur du stock qui constitue, la plupart du temps, une variable entrant dans le calcul de l’acquisition. Mais l’objectif de l’inventaire de cession est aussi de faire le lien entre les deux titulaires, vendeur et acquéreur, de protéger leurs intérêts et d’assainir le stock. Les produits périmés, les produits se périmant à moins de 6 mois (à moins de 3 mois pour les compléments nutritionnels oraux et les laits maternisés), les articles défraîchis (emballage endommagé, prix raturé…) ou abîmés, les spécialités radiées ou interdites d’AMM, les cosmétiques de fin de gamme ou de présentation ancienne, les produits en marque distributeur (si l’acquéreur n’adhère pas au même groupement que le vendeur), les plantes conditionnées il y a plus de 3 ans, les substances chimiques et galéniques hors de leur conditionnement sont retirés de l’ensemble des marchandises valorisables auxquelles on applique une grille de remise pour aboutir au stock à vendre.
Le fait de soustraire au décompte tout ce qui peut être perdu car non valorisable – comme les invendus qui peuvent être repris par les fabricants – est une occasion pour le vendeur de minimiser les pertes et de considérer la réalité de son stock. Un prestataire externe agréé est requis pour réaliser l’inventaire de cession. La procédure peut être réalisée selon un cahier des charges qui assure la qualité de la démarche. Cette procédure est alors notifiée dans l’acte de vente et signée par l’acquéreur et le vendeur. L’ Anip (Association nationale des inventoristes en pharmacie) a développé un label qui garantit la qualité de la prestation.
Préparer en amont
Quelques heures sont requises pour effectuer l’inventaire qui, s’il est réalisé par un inventoriste professionnel, se déroule en journée hors des heures d’ouverture de la structure. Lors d’un inventaire de bilan effectué par un prestataire externe, l’officine doit ranger minutieusement son stock pour minimiser le risque d’erreur. Les produits les plus récents sont placés au devant, les plus anciens au fond des meubles. Les formules périmées à plus de 3 mois sont retirées du parc. Dans le cas d’un inventaire de cession, tous les produits qui risquent d’être perdus (périmés, se périmant à moins de 6 mois, défraîchis, abîmés…) sont écartés du stock.
(Sujet réalisé en collaboration avec Laurent Darmon, président de l’Anip, Association nationale des inventoristes en pharmacie)
Repères
-Le Code du commerce impose de contrôler son stock une fois par an au moyen d’un inventaire. Si l’officine ne réalise pas d’inventaire, elle s’expose potentiellement à devoir payer une amende de 9 000 euros.
- L’inventaire de bilan établit la liste complète des éléments composant le stock et permet de déterminer sa valeur brute ainsi que sa dépréciation.
- Il est indispensable au titulaire car il permet de calculer précisément la marge commerciale, indicateur essentiel au pilotage de l’officine.
- 35 % à 40 % des officines ne se fient qu’à leur stock informatique pour établir l’inventaire de bilan, une habitude qui peut déboucher sur de nombreuses erreurs.
- Un pointage physique est le seul à avoir une valeur légale d’un point de vue comptable.
- Il doit être documenté pour prouver que l’ensemble des marchandises a été pointé.
- L’inventaire de cession a pour objectif de déterminer la valeur du stock mais aussi de faire le lien entre le vendeur et l’acquéreur, de protéger leurs intérêts et d’assainir le stock.
- Quelques heures sont requises pour effectuer l’inventaire qui, s’il est réalisé par un inventoriste professionnel, se déroule en journée hors des heures d’ouverture de la structure.
- Lors d’un inventaire de bilan effectué par un prestataire externe, l’officine doit ranger minutieusement son stock pour minimiser le risque d’erreur.
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