3 questions à

Laure-Emmanuelle Foreau-Cofin

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Publié le 23/10/2017

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Consultante et formatrice Praxipharm

Le Quotidien du pharmacien.- Quelles précautions doit prendre le titulaire avant de confier l'activité de PDA à son adjoint ?

Laure-Emmanuelle Foreau-Cofin.- Il faut considérer la PDA comme un métier dans le métier. Sur l'aspect technique, c'est-à-dire l'analyse de l'ordonnance et la vérification des préparations, tous les pharmaciens sont compétents. Mais parce que la PDA requiert des qualités particulières d'organisation, de gestion et de communication, cette activité ne convient pas à tous les profils, à toutes les personnalités. Un adjoint qui aime la vente conseil et la relation clientèle ne s'épanouira pas dans la PDA et cela peut-être dommageable à long terme. Il est donc essentiel de savoir à quoi chaque collaborateur aspire professionnellement. Le titulaire doit être prudent quant au choix de l'adjoint pour assurer cette tâche, et que cette attribution profite à l'entreprise. Il ne faut pas perdre de vue que ce domaine d'activité va générer du chiffre d’affaires et de la marge. Pour la PDA comme pour les autres activités de l'officine, la décision managériale repose sur le triptyque : bénéfice du patient, épanouissement du collaborateur et rentabilité pour l'entreprise.

Une fois son choix fait, à quoi le titulaire doit-il veiller pour que son collaborateur s'épanouisse dans cette activité ?

L'épanouissement du collaborateur implique un confort de travail. Une définition précise du poste est indispensable. La fiche de poste doit permettre de déterminer précisément les contours du poste de responsable de PDA, avec les tenants et les aboutissants. Quelles sont les taches qui reviennent à l'adjoint ? Doit-il gérer la production, la livraison, les consommables, les relations avec les structures clientes ? Est-ce que la gestion du personnel affecté à cette activité (gestion des plannings, entretiens annuels d'évaluation) lui revient ? Ces bases sont essentielles pour les deux parties. L'adjoint doit savoir ce que le titulaire attend de lui, en termes de gestion de cette unité spécifique. Pour que cette organisation fonctionne, une relation étroite doit s'installer entre le titulaire et l'adjoint, se traduisant concrètement par des réunions régulières, un cahier de suivi, et un état de la production.

Qui doit gérer les relations avec les établissements clients, le titulaire ou l'adjoint en charge de la PDA ?

Là encore, tout doit être défini le plus précisément possible en amont. Il faut distinguer la relation commerciale, à savoir le développement de l'activité avec de nouveaux clients, et les modalités de la collaboration au quotidien, avec les prescripteurs ou les soignants. C'est un point important, qui peut être source de dysfonctionnement s'il n'est pas prédéfini. Il faut border la relation professionnelle pour qu'elle n'empiète pas sur le travail de production. Certains services de PDA sont complètement submergés de fax, d'appels des soignants à toute heure, parce que les règles de la relation n'ont pas été fixées dès le départ. Ces débordements ont des répercussions sur le travail de l'adjoint, la relation avec le titulaire et in fine, sur l'économie de l'officine.

Propos recueillis par D. P.